¿Cómo puedo emitir mis facturas electrónicas por carga en lote?

Uno de los mecanismos a través de los cuales nuestros usuarios pueden facturar electrónicamente es la carga en lote. Ese mecanismo permite emitir facturas electrónicas cargando una relación de facturas en un archivo CSV.

LEA ATENTAMENTE LAS SIGUIENTES INDICACIONES:

• Es necesario que los clientes (pagadores) y los items que se facturan estén creados previamente en la plataforma. 
• Para empezar es necesario descargar el archivo CSV y cambiar el formato para visualizar la información por columnas.

A continuación se listan los campos del archivo:

• id-agrupación: Cada fila del archivo corresponde a un bien o servicio, estos se agruparan en facturas de acuerdo al id-agrupación. De esta manera si las seis primeras filas comparten el mismo id-agrupación se trata de una sola factura con seis items diferentes. 
• id-proveedor: solo tendrá lugar cuando se trate de facturas de mandato. (Puede o no incluir el dígito de verificación)  Los items en una misma factura deben contener la misma información en este campo.
• nemotecnico-proveedor: solo es necesario cuando el proveedor tiene más de una sucursal registrada en Billy.  Los items en una misma factura deben contener la misma información en este campo.
• id-pagador: corresponde al documento de identificación del cliente al que se le desea facturar, todos los items de una misma factura deben tener el mismo pagador.  Los items en una misma factura deben contener la misma información en este campo.
• nemotecnico-pagador: solo es necesario cuando el pagador tiene más de una sucursal registrada en Billy.  Los items en una misma factura deben contener la misma información en este campo.
• crédito: debe tomar el valor “true” cuando se trata de una factura a crédito o “false” si se trata de una factura de contado. Los items en una misma factura deben contener la misma información en este campo.
• vencimiento: cuando la factura sea de contado la celda de vencimiento debe ir con la fecha actual, el formato de este campo es dd/mm/aaaa.  Los items en una misma factura deben contener la misma información en este campo.
• moneda: debe ir en mayúscula y corresponde a la abreviación de la moneda, ej. COP, USD, CAD.  Los items en una misma factura deben contener la misma información en este campo.
• orden-compra: texto libre de 20 caracteres máximo. Este campo no admite el signo < y >.  Los items en una misma factura deben contener la misma información en este campo.
• observaciones: texto libre de 250 caracteres máximo. Este campo no admite el signo < y >.  Los items en una misma factura deben contener la misma información en este campo.
• codigo-item: debe coincidir con el código del ítem registrado en la plataforma.
• valor-unitario: El valor del ítem admite comas y puntos como indicador de miles y de decimales sin distinción. Si después de un punto o coma se agregan dos dígitos, el sistema va a tomarlos como decimales. Si hay tres dígitos después de un punto o coma, el sistema lo tomará como un indicador de mil. Ejemplos:

1. Ciento cincuenta mil pesos=150.000=150,000
2.  Ciento cincuenta mil pesos con 35 centavos = 150.000.35 =150.000,35 = 150,000.35 =150,000,35
3. Ciento cincuenta millones trescientos cincuenta = 150.000,350 = 150,000.350 = 150,000.350 = 150,000,000

• cantidad: corresponde a la cantidad del ítem a facturar.

Una vez diligenciado toda la información de las facturas podrá cargarlo en la plataforma asegurándose de no cambiar el formato del archivo. Las facturas se empezaran a generar y validar. En la tabla podrá visualizar cuantas facturas se procesaron, se rechazaron y el estado de la carga. 

Adicionalmente podrá descargar tres archivos, el original, un reporte de las facturas aceptadas y un reporte de las facturas rechazadas.

Si hay lugar a errores puede corregir el reporte de facturas rechazadas y subirlo de nuevo a la plataforma.

Para mayor información comuníquese con nosotros a soporte@billy.com.co